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电气与电子工程森林舞会电玩城学生会档案管理办法

为加强森林舞会电玩城学生会档案资料管理,确保档案的完整性、安全性及有效利用。制定本办法。

一、学生会工作档案

学生会工作档案分日常工作档案(如年度工作计划、工作总结、每周工作计划、各部门常规工作记录等)、开展活动档案(如森林舞会电玩城学生会代表大会、森林舞会电玩城学生骨干培训、森林舞会电玩城运动会工作档案等)两大项内容。

存档方式主要是实物存档和电子存档,实物存档如运动会结束后的入场方阵衣服、学位授予仪式后的学士服等,电子存档如森林舞会电玩城升旗仪式的方案、主持词、发言稿、工作分工、活动照片、宣传报道等。

二、学生会工作档案管理规定

1.各部门日常工作档案应时时做好工作记录,每周总结汇总归档一次;开展活动档案应在该项活动结束后一周内总结汇总归档。实物档案放入森林舞会电玩城学生会仓库部门指定档案柜中;电子档案除本部门要做好存档外,要按照规定时间要求报学生会秘书处存档。

2.各部门对部门归口管理的所有实物档案填写《电气森林舞会电玩城学生会**部门实物档案清单》(附件1)。《电气森林舞会电玩城学生会**部门实物档案清单》除本部门留存外,同时报学生会秘书处和监察部存档备查。

3.各部门对部门实物档案享有使用权和管理权,各部门所存实物档案归档必须摆放整齐,在档案柜上标清存放实物内容及数量;实物档案登记表上内容要与仓库中所存实物数量一致。实物档案如无存档价值要销毁时,需由部门负责人报联席主席团成员,并经指导教师审核后销毁。

4.学生会秘书处要分部门建立森林舞会电玩城学生会电子档案文件夹,每个文件夹包含日常工作档案、开展活动档案和实物档案清单等内容。

5.学生会档案室的钥匙要严格保管,除学生会主席团成员、学生会秘书处负责人外,其余人未经许可严禁配钥匙。学生会各部门如需使用实物档案,需由主席团成员或秘书处负责人共同取用,使用完后,即刻按照存档要求存档。

三、督导检查

1.学生会监察部采取日常督察与不定期督查相结合方式,对学生会各部门档案存档情况进行检查,每学期至少集中检查2次。督查中,学生会部门工作建档齐全,整理规范有序的,每次检查加0.5分;学生会部门工作建档不齐全,整理不规范,每次检查扣0.5分。

2.学生会部门未按照时间上报存档事宜的,每次扣0.5。

3.学生会监察部每学期对部门存档情况分优、良、合格、差四档进行督导定级,其中优秀等次数量最多3个,良好等次数量最多5个,优秀等次在学期末部门考核中加3分,良好等次在学期末部门考核中加2分,其余等次不加分。

四、有关说明

1.学生会部门对借出的实物档案要认真保管,如出现人为因素导致的物品损失情况,在该部门学期考核中扣8分。

2.学生会所有实物档案为公共财产,其它任何部门或个人,未经过允许,不得以任何形式私用或占有。

3.所有电子档案无特殊格式要求,严格按照《电气森林舞会电玩城学生会WorderExcel公文行为格式规范》编写。

4.各部门应指定至少一名专职或兼职的档案管理员,负责档案的收集、整理和归档工作。档案管理员的选任应考虑其组织能力、责任心及对相关工作的熟悉程度。

附件一.docx

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